Privacy statement

Model privacyverklaring voor de MfN-registermediator; vertrouwenspersoon en gespreksbegeleider (versie 2 november 2022)

Privacyverklaring: De nationale Vertrouwenspersoon h/o proarbo
Dit is de privacyverklaring van de Nationale Vertrouwenspersoon, gevestigd aan Hogeweg 34 A 7, 2042 GH Zandvoort, telefoonnummer 06 40584881, email info@de vertrouwenspersoon.nl (hierna: “wij”). Deze privacyverklaring is van oepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben in verband met een mediation, in de functie van vertrouwenspersoon of in de rol van gespreksleider.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 0031640584881 of e-mail: t.lips@de-vertrouwenspersoon.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator, vertrouwenspersoon of gespreksleider is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Indien een opdracht aan de vertrouwenspersoon wordt verstrekt, verwerkt de opdrachtnemer (De nationale Vertrouwenspersoon) persoonsgegevens. Wij praten dan over individuele en soms ook gevoelige persoonsgegevens. Naam of namen, adresgegevens, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, datum indiensttreding, datum beëindiging dienstverband, bruto maandsalaris, eindejaarsuitkering, vakantiegeld, andere geldelijke arbeidsvoorwaarden zoals bonussen etc. (berekenen transitievergoeding/recht hoogte duur WW).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Dossier mediation
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Deze toestemming is nodig om de mediation te kunnen starten.

Dossier vertrouwenspersoon
De gegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij uitsluitend om u van informatie te kunnen voorzien waardoor u een voor u gewenste beslissing kunt nemen. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van uw gerechtvaardigd belang, namelijk het bieden van voor u belangrijke informatie op grond waarvan u uw inzicht krijgt in uw positie en uw belang kunt borgen.

Dossier gespreksleider
De persoonsgegevens die worden gebruikt in de rol van gesprekleider dienen het bewerkstelligen van de verbinding in een team of groep.

Recht op intrekken van toestemming
U heeft het recht om uw toestemming, uw persoonsgegevens te verwerken, weer in te trekken. De mediator/vertrouwenspersoon/gespreksleider mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator/vertrouwenspersoon/ gespreksleider kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten. Het dossier wordt afgesloten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren de dossiers, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende de verplichte wettelijke termijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer, bijvoorbeeld indien de mediator/vertrouwenspersoon/gespreksleider van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens tenminste één of vijf jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier. Met de van belang zijnde partijen heeft de mediator/ vertrouwenspersoon/gespreksleider een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. Te denken valt aan bijvoorbeeld de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten (overeenkomstig de AVG):
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.